Eine Rechnung ist ein Handelsdokument, das den Verkauf einer Ware oder die Erbringung einer bestimmten Dienstleistung widerspiegelt.
Mit anderen Worten, es ist die Übersetzung in Form eines Dokuments eines zwischen einem Verkäufer und einem Käufer durchgeführten Handelsgeschäfts.
Die Rechnung ist der Nachweis für jeden kaufmännischen Betrieb. Ohne Rechnung ist die Transaktion für formelle Zwecke nicht gültig. Obwohl die Operation effektiv durchgeführt wurde, erfüllt sie daher nicht die Voraussetzungen, um als legal zu gelten. Dies hat eine Reihe von Konsequenzen, die wir in späteren Abschnitten analysieren werden.
Rechnungsmerkmale: Welche Artikel sollte sie enthalten?
Obwohl es kein Standardmodell gibt, müssen alle eine Reihe von Mindestinhalten enthalten:
- Ort und Datum der Ausstellung: Auf allen Rechnungen sind Ort und Datum der Ausstellung anzugeben. Normalerweise wird es in der Überschrift angegeben.
- Rechnungsnummerierung: Neben Ort und Datum ist die Rechnungsnummerierung anzugeben. Diese Nummerierung erfolgt chronologisch basierend auf der Abrechnung des Emittenten.
- Käufer- und Verkäuferidentifikation: Käufer und Verkäufer müssen identifiziert werden. In der Regel ist der Aussteller der Rechnung (also derjenige, der sie erstellt) der Verkäufer, in bestimmten Fällen aber auch der Käufer (bei Eigenrechnung).
- Operationsbeschreibung: Im Hauptteil der Rechnung wird eine kurze Beschreibung des Vorgangs oder der Vorgänge, die Teil der Rechnung sind, gemacht. Diese Beschreibung besteht in der Regel aus den verkauften physischen Einheiten eines Produkts oder den Daten, an denen die Dienstleistungen erbracht werden. Zum Beispiel: Verkauf von 4.000 Schrauben oder Durchführung einer Schulung am 3. und 4. Februar.
- Besteuerungsgrundlage des Vorgangs (oder Gegenleistung ohne Steuern): Zusammen mit der Beschreibung des Vorgangs muss die Steuerbemessungsgrundlage jedes der Vorgänge angegeben werden. Die Bemessungsgrundlage ist in der Regel die Gegenleistung ohne Berücksichtigung der indirekten Steuern, also der Mehrwertsteuer. Dieser Betrag stellt das Einkommen des Verkäufers dar.
- Auf den Vorgang erhobene indirekte Steuern (Mehrwertsteuer): Auf der Summe der im vorherigen Abschnitt ermittelten Steuerbemessungsgrundlage werden die auf den Vorgang erhobenen indirekten Steuern (MwSt.) berechnet. Dieser Betrag setzt für den Verkäufer keine Einnahmen voraus, da es sich um einen Betrag handelt, der an die Staatskasse abgeführt werden muss. Wenn der Vorgang steuerbefreit ist (d. h. nicht von der Mehrwertsteuer besteuert wird), muss der Artikel, der ihn regelt, ausdrücklich angegeben werden.
- Gesamtbetrachtung: Die Gesamtgegenleistung umfasst die Besteuerungsgrundlage des Betriebs und die darauf entfallenden Steuern. Dies ist der Betrag, den der Käufer an den Verkäufer zahlen muss.
- Zahlungsweise: Obwohl dies nicht zwingend erforderlich ist, wird in der Regel die Zahlungsart (bar, per Banküberweisung etc.) sowie bei Ratenzahlung die Fälligkeit angegeben.
Hervorzuheben ist auch, dass die elektronische Rechnung aufgrund der technologischen Revolution die gleiche Gültigkeit hat wie die physische Rechnung. Mit anderen Worten, die telematisch übermittelte Rechnung ist genauso gültig wie die auf dem Postweg versandte „Papierrechnung“.
Warum ist es notwendig, im Besitz der Rechnung zu sein?
Wie oben erwähnt, ist die Rechnung die Begründung für jede Operation. Wenn ein Unternehmen eine Vorsteuer abzieht oder einen Betrieb als Einkünfte verbucht, müssen ihm die Rechnungen vorliegen, da dies der einzige gültige Nachweis vor einer eventuellen Prüfung beim Finanzamt ist.