Das Null-basierte Budget ist ein Dokument, das widerspiegelt, wie viel und wo die Ressourcen eines Unternehmens eingesetzt werden, mit dem Ziel, durch Umschichtung von Aufwandspositionen mehr Rentabilität und Effizienz zu erreichen.
Mit anderen Worten, das Null-basierte Budget geht über ein reguläres Budget oder einen Standardbericht hinaus.
Es ist eine Finanz- und Buchhaltungstechnik, die es uns ermöglicht, ineffiziente und sogar nutzlose Ausgaben zu identifizieren. Ausgehend von dieser Basis sollen die Ausgabenposten gefördert werden, die eine größere positive Wirkung für das Unternehmen haben. Wie? Verringern oder verschwinden Sie diejenigen, die es nicht wert sind.
Ein gängiges Beispiel ist, wenn ähnliche Ausgaben verdoppelt werden. Es könnte der Fall sein, dass ein Unternehmen zwei gleichzeitige Internetanschlüsse von verschiedenen Anbietern unter Vertrag genommen hatte. In diesem Szenario sollten wir in Betracht ziehen, einen der beiden Anbieter zu eliminieren und denjenigen zu behalten, der uns den gleichen Service zum niedrigsten Preis bietet.
Phasen der nullbasierten Budgetierung
Bei der Erstellung des Null-basierten Budgets müssen eine Reihe von Schritten befolgt werden, damit das Ergebnis das ist, was wir wirklich erwarten. Dieses Budget soll das Unternehmen im Allgemeinen verändern. Dies, da die Umverteilung der Ausgaben alle Ebenen und Abteilungen davon betreffen würde.
Dann würde der Prozess der Erstellung eines nullbasierten Budgets wie folgt erfolgen:
Auf Basis dieser fünf Stufen kann so auf allen Ebenen der Organisation praktisch flächendeckend eine Veränderung erfolgen.
- Ein primäres Ziel setzen: Es geht darum, vor Beginn der Entwicklung der Arbeit klar zu machen, dass das Null-basierte Budget voraussetzt, was wir in unserem Unternehmen erreichen oder verbessern wollen. Ein Beispiel liegt vor, wenn das Ziel darin besteht, die Ausgaben zu reduzieren, um eine bestimmte niedrige Einkommensphase des Unternehmens zu kompensieren. Dies geschieht, wenn das Unternehmen ein Geschäft besitzt, das zu bestimmten Jahreszeiten besser funktioniert. Ein gutes Beispiel dafür sind die Freizeitparks im Sommer und Winter.
- Definition von Entscheidungsebenen: In dieser Phase werden die Kontrollebenen definiert, die zwischen den verschiedenen Befehlszeilen des Unternehmens eingerichtet werden. Das Optimale dafür sind wenige Leitungen, aber eine hohe Kommunikationsfähigkeit und eine Präsenz, in der sich fast alle Ebenen identifiziert fühlen können. Ein Beispiel ist der Fall eines großen Unternehmens, das in eine Vielzahl von Abteilungen unterteilt ist. Damit eine gute Kommunikation zwischen ihnen stattfindet und sich in die gleiche Richtung bewegt, müssen die Befehle der Abteilungen zusammen mit den allgemeinen Befehlen des Unternehmens klar definiert sein. So könnten beispielsweise Probleme in verschiedenen Abteilungen identifiziert und analysiert werden.
- Entwicklung von Entscheidungsstrategien: Basierend auf einem oder mehreren definierten Zielen und effektiven Entscheidungsebenen werden wir die Strategie umsetzen, die es uns ermöglicht, die Ziele auf allen Ebenen zu erreichen. Ein Beispiel sind die Mindestziele, die in Arbeitsverträgen festgelegt sind und die je nach verkauften Produkten oder Dienstleistungen variabel vergütet werden.
- Umsetzung von Strategien: Hier setzt die auf allen Ebenen der Organisation entwickelte Strategie an, um die festgelegten Ziele zu erreichen. In dieser Phase werden die Ziele und die neue Realität des Unternehmens auf den Prüfstand gestellt und bestimmte Veränderungen zur Verbesserung des Prozesses vorgenommen. Als Beispiel können einige Fälle dienen, in denen ein mittleres Management der Ansicht ist, dass die Ziele über oder unter den Fähigkeiten seines verantwortlichen Personals liegen. Folglich wird die zu erreichende Mindestlast abgesenkt oder erhöht.
- Prozessüberprüfung: In dieser letzten Phase des Prozesses wird überprüft, ob Ziele, Termine und die Art und Weise der Strategieentwicklung eingehalten werden. Damit wollen sie beispielsweise auftretende Laster identifizieren. Ein etwas häufiger Fall ist die Anhäufung bestimmter Allgemeinausgaben, ohne ihren spezifischen Nutzen oder Bestimmungsort zu identifizieren. Auf diese Weise von der Beschaffung von Kaffee für Mitarbeiter bis hin zu Folianten für das Büro behandelt werden zu können. Die Definition dieser Ausgaben ermöglicht es uns, die Bedürfnisse des Unternehmens zu analysieren und zu analysieren, wie der Prozess verbessert werden könnte.
Obwohl der Prozess also fünf Stufen hat und jede davon die vorherige erfordert, könnte er je nach Geschäftsmodell und Bedarf mit noch mehr Stufen angepasst werden.
Vor- und Nachteile von Zero-based Budgeting
Angesichts der Tatsache, dass das Null-basierte Budget viel Arbeit erfordert und die Art und Weise, wie die Dinge im Unternehmen getan werden, beeinflusst, werden im Folgenden die Stärken und Schwächen aufgezeigt, die seine Umsetzung und Umsetzung mit sich bringen kann:
Wenn man bedenkt, dass die Vorteile die Nachteile nur durch die korrekte Durchführung des Prozesses überwiegen, ist es auf allen Ebenen rentabel, ein Null-basiertes Budget zu verwenden.
Mit anderen Worten, durch den erfolgreichen Abschluss jeder der Phasen des Prozesses geht das Unternehmen von einer Situation mit gewisser Ineffizienz und Unsicherheit zu einer bestimmten Zielsetzung, einem knappen Budget und einer Neuzuweisung von Ressourcen über. Dadurch wird das Unternehmen wirtschaftlich nachhaltiger.
Beispiele für nullbasierte Budgetierung
Im Folgenden werden Situationen erläutert, in denen die Realisierung eines Null-basierten Budgets zur Identifizierung bestimmter Ungleichgewichte oder Probleme in einem Unternehmen geführt hat:
- Duplizierung von Ausgaben: Identifizieren Sie doppelte Ausgaben, d. h., sie bieten den gleichen Service und ein einziges Unternehmen, das ihn erbringt, ist für uns nützlich. Beispiele sind Telefonie, Abonnements ähnlicher Software, Kauf von Produkten gleicher Art usw.
- Identifizierung überflüssiger oder unnötiger Ausgaben: Während des nullbasierten Budgetprozesses können wir Ausgabenposten finden, die keinen Sinn ergeben. Beispiele sind Ausgaben für Zulagen für Arbeitnehmer, ohne dass diese irgendwohin reisen.
- Ausgabenprognose: Wir versuchen, nach den Bedürfnissen des Unternehmens auszugeben, ohne Exzesse. Dies geschieht zum Beispiel in Saisonbetrieben, die die Ressourcenallokation entsprechend der Sommerperiode anpassen müssen. Ein Beispiel ist, dass für ein Restaurant im Sommer mehr Eis gekauft wird als im Winter.
- Aufwandsverteilung nach Quoten: Obwohl alle Abteilungen ihre eigene spezifische Zuweisung haben können, ist die Abteilung mit dem höchsten ROI der Investitionen am rentabelsten, um die Investitionen zu erhöhen. Eine Abteilung, die sich stark auf diese Art von Vision verlässt, ist die Marketingabteilung.
Dies sind einige der Situationen, die in Unternehmen zu finden sind. Je nach Branche, Größe und Geschäftsmodell der Organisation werden bei der Erstellung des Zero-Based-Budgets tendenziell der eine oder andere Verbesserungs- bzw. Korrekturpunkt gefunden.
Standardkosten