Der Umfang eines Projekts ist der Satz von Prozessen, die erforderlich sind, um das Projekt zu beenden. In diesem Sinne Prozesse wie deren Gestaltung, Ausführung und Kontrolle. Der Umfang wird von den Projektbeteiligten festgelegt.
Wenn eine Organisation an ein Projekt denkt, muss sie einige vorläufige Bewertungen durchführen. Dies gilt für die finanzielle Bewertung des Projekts, rechtliche, ökologische, soziale, wirtschaftliche Bewertungen usw. Bis schließlich und nach den positiven Ergebnissen dieser beschriebenen Evaluierungen beschlossen wird, mit dem Projekt zu beginnen.
Aber neben der Evolution bedeutet der Start eines Projekts auch, den Aktionsradius des Projekts zu definieren und alles, was für die Durchführung erforderlich ist. Aus diesem Grund ist es wichtig, seinen Umfang zu kennen und im Voraus zu definieren.
Umfang der Ziele
Ein Projekt kann von einer Methode zur Lösung eines Problems, zur Verbesserung der Situation einer Organisation bis hin zu Investitionen in etwas sein, das in Zukunft Vorteile bringen wird. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass das Projekt nicht alle Aspekte der Organisation löst, sondern nur diejenigen, mit denen ihre Ziele zusammenhängen.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise beschließt, ein neues Lager für die Lagerung von Vorräten zu bauen, löst dieses Projekt Probleme mit Platz, Lagerkapazität, Produktion (da mehr Lagerfläche vorhanden ist, kann etwas mehr produziert werden) und schnellerer Vertrieb.
Dies ist auf den größeren verfügbaren Lagerbestand zurückzuführen, wodurch Produkte häufiger versandt werden können. Dieses Projekt muss jedoch die Qualität der hergestellten Produkte nicht beeinträchtigen, da seine Ziele sich auf Lagerbestand, Platz und Lagerung beziehen. Aber nicht in der bisherigen Produktionskette.
Stakeholder-Umfang
Der Umfang des Projekts ist ein Prozess, der mit den am Projekt interessierten Personen geplant wird, entweder weil sie direkt daran beteiligt sind (Ingenieure, Buchhalter, Vorgesetzte und Manager) oder weil sie dieses Projekt finanzieren.
Die Definition des Umfangs der Stakeholder ist wichtig, da sie definiert, wie und wann sie am Projekt teilnehmen.
- Ingenieure in der Planungs- und Überwachungsphase.
- Buchhalter während der Ausführung zur Kontrolle der Ausgaben;
- Supervisoren während der Aufgabenausführungsphase
- Und Investoren davor, während und danach, aber nur aus Gründen der Rechenschaftspflicht.
Dies ermöglicht es dem Projekt, nicht übermäßig mit persönlichen Wertschätzungen zu intervenieren und jedem Teilnehmer die Möglichkeit zu geben, sich so zu beteiligen, wie es ihm entspricht.
Umfang der Tätigkeiten
Die Aktivitäten des Projekts, von der Ideen-, Entwurfs-, Ausführungsphase bis zur Abschlussphase, müssen anhand einer Liste und anschließender Programmierung mit ihren jeweiligen Managern sowie den erforderlichen finanziellen und operativen Ressourcen definiert werden. In diesem Sinne können ein Gantt-Diagramm oder Projektmanagement-Softwaretools verwendet werden, um jede Phase besser zu überwachen.
Der Umfang der Aktivitäten ermöglicht es wiederum, die Zeit des Projekts, die erforderlichen Personen sowie die finanziellen und nicht-finanziellen Ressourcen für die Durchführung des Projekts abzugrenzen.
Kann der Umfang des Projekts geändert werden?
Natürlich ja. Und es ist sehr wahrscheinlich, dass ein Projekt Änderungen in seinem Umfang erfordert, da es sehr schwierig ist, eine vollständig durchsetzungsfähige Ausgangsbasis festzulegen, da die Aktivitäten und Ressourcen geplant werden, ohne die auftretenden Eventualitäten zu kennen.
Wichtig in diesem Sinne ist, dass sich alle Interessierten wieder an den Änderungen des Projektumfangs beteiligen, um ihre Zustimmung zu geben und sich der neuen Programmierung und Anpassungen bewusst zu sein.
Es ist jedoch kein gutes Zeichen, zu viele Änderungen am Umfang eines Projekts vorzunehmen, da es zeigt, dass viele Aspekte nicht vorhergesehen wurden. Sie ist daher die Ursache für eine technische Planungsunfähigkeit.
In diesem Sinne wird empfohlen, bei der Untersuchung des Umfangs eines Projekts, wenn die interessierten Parteien nicht genügend Erfahrung haben, um ihn zu definieren, einen Experten auf dem Gebiet oder ähnlichen Projekten einzubeziehen, um ihre Einschätzungen und Empfehlungen abzugeben. Auch auf diese Weise können wir die Risiken einer ständigen Anpassung des Projekts minimieren. Nun, wenn ja, würden wir damit mehr Ressourcen verbrauchen, gleichzeitig würden sich die Zeiten für deren Fertigstellung und Gewinnung verlängern.
Verantwortlichkeiten im Rahmen eines Projekts
Ein Grundsatz der Managementkontrolle besteht darin, für jede strategische Linie Verantwortliche festzulegen. Daher ist es im Projektmanagement wichtig zu wissen, wer für jede Phase verantwortlich ist. Auf diese Weise können Berichte zur Nachverfolgung des Projektmanagements angefordert werden. Und wir werden darüber hinaus wissen, ob es im Gang des Projektzyklus richtig durchgeführt wird.
Die Verantwortlichen sind diejenigen, die warnen können, wenn eine Fristverlängerung, eine Aufstockung von Ressourcen oder Personen erforderlich ist.
Kurz gesagt, der Umfang eines Projekts ist eine vorläufige Struktur aus Zeit, Ressourcen, Personen, Zielen und erwarteten Ergebnissen des Projekts, die mit einer Gruppe von Personen entwickelt wird, die daran teilnehmen und / oder davon profitieren.
Obwohl sich der Umfang des Projekts ändern kann, ist es ratsam, es flexibel und mit realistischem Blick auf Ausführung und Ergebnisse zu planen. Ziel ist es, keine Enttäuschungen zu erleiden, die nicht mit ausreichender technischer Strenge vorhergesehen wurden.