Die Prozessanalyse ist eine Methodik, die die verschiedenen Schritte beschreibt, aus denen ein Prozess besteht.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Analyse jedes der Schritte im Prozess unerlässlich ist, da einige von ihnen einen Mehrwert schaffen und andere nur Abfall produzieren. Die Analyse ermöglicht es, diejenigen Schritte zu identifizieren, die für den Betrieb des Unternehmens negativ sind. Bei der Durchführung einer Prozessanalyse wird angestrebt, die abfallproduzierenden Schritte zu reduzieren oder zu eliminieren.
Auf der anderen Seite trägt das Wissen und das Verständnis der Abläufe dazu bei, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu verbessern und zu sichern. Dies, da es erlaubt, allgemein zu untersuchen, wie die Prozesse funktionieren, und sogar numerische Daten können erhalten werden. Diese Daten geben Aufschluss über die für den Prozess benötigte Zeit, die Abfallmenge, die Anzahl der beteiligten Personen und die erforderlichen Kosten.
Letztlich wird bei der Durchführung einer Prozessanalyse angestrebt, die Schritte, aus denen sich die Prozesse zusammensetzen, zu trennen. Studieren Sie dann jeden Schritt einzeln, um schließlich festzustellen, ob er richtig funktioniert, oder suchen Sie nach Möglichkeiten, sie zu verbessern.
Wichtige Konzepte in der Prozessanalyse
Zuallererst sind die wichtigsten Konzepte, die Sie beherrschen müssen, um eine Prozessanalyse besser zu verstehen:
Was ist ein Prozess?
Ein Prozess ist eine Reihe von Schritten oder Aktivitäten, die mit dem Ziel verbunden sind, ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Jeder Prozess umfasst eine Reihe von Eingaben, die umgewandelt werden, um Ausgaben zu erhalten. Die Ausgaben entsprechen dem End- oder erwarteten Ergebnis.
Was ist Analyse?
Die Analyse ist nun eine Methode, die darin besteht, die Komponenten zu identifizieren, die ein Ganzes oder eine Einheit bilden. Dann fahren wir fort, jede der Komponenten zu trennen. Jede Komponente muss im Detail untersucht werden, um ihre Eigenschaften, ihre Beschaffenheit und ihre Funktionsweise zu kennen.
Schritte zur Entwicklung einer Prozessanalyse
Die wichtigsten Schritte zur Durchführung einer Prozessanalyse sind wie folgt:
1. Identifizierung von Prozessen
Um mit der Durchführung einer Prozessanalyse zu beginnen, müssen Sie zunächst die Prozesse identifizieren, die ein Problem verursachen. Dies, um sie zu verbessern. Die Prozesse, die verbessert werden müssen, werden diejenigen sein, die die festgelegten Ziele nicht erfüllen.
2. Ernennen Sie das Arbeitsteam
Nachdem die zu verbessernden Prozesse identifiziert wurden, wird im nächsten Schritt der Personenkreis bestimmt, der diese überprüfen und analysieren soll. Am geeignetsten ist es, diejenigen Personen auszuwählen, die über die Prozesse Bescheid wissen oder mit ihnen verwandt sind.
Das Arbeitsteam muss bestehen aus:
- Eine Person, die die Rolle des Teamleiters übernimmt.
- Eine Führungskraft des Unternehmens mit Entscheidungsbefugnis.
- Eine Gruppe von Arbeitern, die mit dem Prozess vertraut sind.
- Mitarbeiter aus anderen Abteilungen, die die Verbesserungen genau verfolgen möchten.
3. Erstellen Sie ein Prozessdiagramm
Als nächstes wird ein Prozessdiagramm erstellt. Dieses Diagramm macht es einfach, den zu verbessernden Prozess grafisch zu visualisieren. Das Diagramm ermöglicht es Ihnen, den Prozess auf einfache Weise zu verstehen und jedes Mitglied des Teams für die zu erledigenden Aufgaben verantwortlich zu machen. In diesem Schritt legen Sie bequem das Start- und Enddatum der Prozessanalyse fest.
4. Kennen Sie die aktuelle Situation des Prozesses
In diesem Schritt können Sie wissen, wie sich ein Prozess entwickelt. Anschließend muss der optimale Weg zur Umsetzung gesucht werden, damit bessere Ergebnisse erzielt werden. Um eine Prozessverbesserung zu erreichen, ist es wichtig, die Meinungen der beteiligten Mitarbeiter zu kennen. Es ist auch notwendig, die numerischen Daten über die Effizienz des Prozesses, das Endziel des Prozesses und die Hindernisse, die ihn beeinträchtigen können, zu überprüfen.
5. Bestimmen Sie die verbesserungswürdigen Aspekte
Nachdem Sie die aktuelle Leistung des Prozesses kennen, ist es wichtig zu bestimmen, welche Aspekte verbessert werden müssen. Die zu verbessernden Aspekte müssen mit den erwarteten Zielen des Prozesses korreliert werden.
6. Den verbesserten Prozess neu gestalten
Schließlich, nachdem alle vorherigen Schritte durchgeführt wurden, wird der neue verbesserte Prozess neu gestaltet. Diese Neugestaltung kann mit allen Informationen durchgeführt werden, die in den oben genannten Schritten erhalten wurden. Die Neugestaltung des neuen Prozesses sollte auf die Erreichung der Ziele ausgerichtet sein. Werden die erwarteten Ziele erreicht, ist die Analyse erfolgreich und das Unternehmen arbeitet effizienter.
Vorteile der Durchführung einer Prozessanalyse
Das Ziel einer Prozessanalyse ist zweifelsohne nicht nur das Sammeln von Daten und Informationen. Wichtig ist, dass die gewonnenen Daten und Informationen genutzt werden können, um entsprechende und notwendige Verbesserungen in den Prozessen vorzunehmen. Andernfalls würden Sie nur Zeit, Mühe und Ressourcen verschwenden.
Die Vorteile, die mit der Anwendung dieser Methodik erzielt werden können, sind:
- Verbessern Sie die Qualität der Prozesse.
- Steigern Sie die Effizienz des Unternehmens.
- Reduzieren Sie die Kosten der implementierten Prozesse.
- Vereinfachen Sie Arbeit und Aktivitäten.
- Machen Sie die Arbeit im Allgemeinen effizienter und sicherer.
Arten der Prozessanalyse
Die zwei wichtigsten Arten der Prozessanalyse sind:
- Prozessaufgabenanalyse: Bei der Analyse von Prozessaufgaben stehen die Tätigkeiten und Aufgaben, die Menschen ausführen, im Vordergrund. Daher sind die Menschen oder das, was sie tun, das Wichtigste in dieser Analyse.
- Analyse von Prozessprodukten: Die Produktanalyse konzentriert sich darauf, was mit einem Objekt getan werden kann. Das Wichtigste ist das Objekt oder was man damit machen kann.
Natürlich finden Sie in der Analyse die Reihenfolge der Schritte des gesamten Prozesses. Diese Schritte und ihre entsprechende Reihenfolge können mit einer bestimmten Symbologie grafisch dargestellt werden.
Arbeitsblatt zur Prozessanalyse
Um eine Prozessanalyse durchzuführen, können Sie im Allgemeinen ein einfaches Blatt verwenden, das die folgenden Spalten enthalten muss:
- Nummer: Hier wird die jedem der Schritte des Prozesses entsprechende Nummer entsprechend der erforderlichen Reihenfolge notiert.
- Schritte: Die Spalte Schritte wird verwendet, um jeden der Schritte aufzuzeichnen und zu beschreiben, die in einem Prozess befolgt werden müssen.
- Fließen: Die zur Visualisierung des Prozessflusses verwendete Symbologie wird in der Flussspalte platziert.
- Wetter: In dieser Spalte wird eine geeignete Zeiteinheit verwendet, um die Leistung jedes Schritts aufzuzeichnen.
- Grafische Symbole: In diesem Abschnitt wird die richtige Reihenfolge der einzelnen Prozessschritte durch Symbole dargestellt.
Das Arbeitsblatt zur Prozessanalyse wird wie folgt dargestellt:
Abschließend möchten wir sagen, dass die Prozessanalyse eine sehr nützliche Methode für jedes Unternehmen ist, da es bei einer adäquaten Prozessanalyse sehr einfach ist, alle Schritte zu identifizieren und zu bewerten, die in den vorliegenden Prozessen verbessert werden können eine Art von Problem. Darüber hinaus hilft es, Entscheidungen zur Umsetzung der Neugestaltung von Prozessen zu treffen, die verbessert werden müssen, damit die Ziele erreicht werden können.