Petty Cash ist die Gruppe der liquiden Mittel eines Unternehmens, die dazu bestimmt sind, kurzfristig außerordentliche und dringende Bedürfnisse, in der Regel in kleinen Beträgen, zu decken.
Mit anderen Worten, die Portokasse ist ein Fonds, der zur Deckung von Notfallausgaben verwendet wird, die nicht im Budget des Unternehmens vorgesehen sind und die nicht per Scheck oder Kredit beglichen werden können.
Die Idee ist, über die Kassenmittel gegen unvorhergesehene Aufwendungen verfügen zu können, ohne dass es der Zustimmung der Geschäftsführung bedarf. Diese Aufwendungen müssen jedoch begründet werden und es ist in der Regel der entsprechende Zahlungsnachweis erforderlich.
Ein weiterer zu berücksichtigender Punkt ist, dass die Barkasse in der Regel von einem Mitarbeiter bewacht wird, den wir als Kassierer bezeichnen. Er ist gegenüber der Geschäftsführung für die Verwaltung der Mittel verantwortlich.
Ebenso ist es wichtig zu betonen, dass Portokassen weder von Mitarbeitern noch von Unternehmensleitern frei verwendet werden können.
Der Betrag dieser Portokasse ist ebenfalls von Zeit zu Zeit erneuerbar, wobei ein von der Organisation festgelegter Mindestbetrag beibehalten wird.
Ausgaben finanziert mit Portokasse
Unter den Ausgaben, die mit Kleingeld finanziert werden, finden wir hauptsächlich:
- Diäten und Reisen: Budget, das einem Mitarbeiter für eine Reise zugewiesen wurde, in diesem Fall aus Gründen der Arbeitstätigkeit.
- Mobilität: Notwendige Ausgaben zur Deckung des Transfers von Arbeitnehmern, damit diese die Arbeit erfüllen können, die das Unternehmen von ihnen verlangt.
- Bürobedarf: Mit der Portokasse konnten Schreibwaren wie Schreibwaren, Druckfarben und andere gekauft werden.
- Erste-Hilfe-Kasten: Beschaffung von Medikamenten und anderen Gegenständen, die das Unternehmen bei gesundheitlichen Notfällen besorgen muss.
- Instandsetzung: Es kann erforderlich sein, die für den Betrieb des Unternehmens erforderlichen Einrichtungen oder Maschinen instand zu halten.
Kleingeld und Cashflow
Um einen Kassenbestand ohne Schulden zu halten, ist es notwendig, dass das Unternehmen einen positiven Cashflow erwirtschaftet. Dies bedeutet, dass es nicht nur wichtig ist, eine Gewinnspanne für die kommerzielle Tätigkeit zu erzielen, sondern auch die Einnahmen der Organisation zu sichern.
Um es besser zu verstehen, nehmen Sie an, dass ein Unternehmen Umsätze macht, die Rentabilität generieren. Wenn jedoch ein wichtiger Teil dieser Geschäfte auf Kredit vergeben wurde und es Schwierigkeiten beim Eintreiben gibt, könnte das Unternehmen Probleme haben, Geld einzuzahlen und Gelder in einer Kasse zu halten, es sei denn, es verschuldet sich, um Bargeld zu haben.