Prozessmanagement ist ein Ansatz, der eine Organisation als ein Netzwerk verwandter und miteinander verbundener Prozesse betrachtet. Daher ist es der Weg, eine Organisation basierend auf den durchgeführten Prozessen zu verwalten.
Zweifellos ist ein Prozess eine Abfolge von Aktivitäten, die darauf abzielen, einem Input einen Mehrwert zu verleihen, um ein Ergebnis oder Output zu erzielen. Alle Leistungen müssen einem Bedarf oder einer Anforderung des internen oder externen Kunden eines Unternehmens genügen.
Natürlich muss jeder Prozess, ob einfach oder kompliziert, groß oder klein, einen Input, eine Transformation und einen Output haben. Die Eingabe ist jede Ressource oder Eingabe, die transformiert werden muss. Transformation ist der Arbeitsprozess, der Eingaben einen Wert hinzufügt und zu einem Ergebnis führt. Der Output stellt das Endergebnis dar, beispielsweise das Gut oder die Dienstleistung, die ein Bedürfnis befriedigen kann.
Darüber hinaus steht das prozessorientierte Management im Gegensatz zur traditionellen Struktur funktionsbasierter Organisationen. Die Grundidee besteht darin, einen Mehrwert für interne und externe Kunden zu schaffen. Aus diesem Grund wird die kontinuierliche Verbesserung aller Prozesse durch deren Identifikation, Beschreibung und Dokumentation angestrebt.
Woher wissen Sie, ob eine Aktivität ein Prozess ist?
Tatsächlich können nicht alle Tätigkeiten, die in einem Unternehmen durchgeführt werden, als Prozess betrachtet werden. Um eine Aktivität als Prozess zu betrachten, müssen Sie:
1. Haben Sie eine klare Mission und einen klaren Zweck
Jede als Prozess klassifizierte Aktivität muss dem von der Organisation festgelegten Auftrag und Zweck entsprechen. Diese Aktivitäten müssen den Erwartungen des Unternehmens entsprechen.
2. Die Tätigkeit muss genau definiert sein
Alle Mitglieder der Organisation müssen genau wissen, wie jeder Prozess durchgeführt werden soll. Auch wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, können Sie auf dokumentierte Quellen zugreifen, die angeben, wie jede Aktivität ausgeführt wird.
3. Es muss Ein- und Ausgänge enthalten
Natürlich muss jeder Prozess einen Input von Inputs oder Rohstoffen haben, die in ein Endergebnis umgewandelt werden müssen. Dieses Ergebnis ist der sogenannte Output des Prozesses, der einen Mehrwert für interne und externe Kunden schafft.
4. Lieferanten, Kunden und ein Endprodukt können identifiziert werden
Lieferanten sind selbstverständlich alle, die die Inputs oder Rohstoffe zur Durchführung des Prozesses liefern. Der Kunde ist der Empfänger der erzeugten Ware oder Dienstleistung. Während das Endprodukt die Wertausgabe ist, die der Prozess generiert.
5. Die Aktivität kann in Aufgaben oder Teilprozesse unterteilt werden
Jeder Prozess kann eine oder mehrere Aufgaben haben, die von einer oder einer Gruppe von Personen ausgeführt werden, die für die Ausführung verantwortlich sind.
6. Kann dokumentiert werden
All diese Aktivitäten können mit einer Prozessmanagement-Methodik dokumentiert werden, die Zeiten, Ressourcen und Kosten definiert. All diese dokumentierten Aufzeichnungen gewährleisten die Einhaltung von Qualitätsstandards.
7. Hat Aufgabenverteilung
Natürlich ist ein Prozess in Aufgaben unterteilt, die in einer Abteilung oder in mehreren Abteilungen des Unternehmens durchgeführt werden müssen. Jede Aktivität sollte einen Mehrwert für interne Kunden schaffen, wenn es sich um einen Teilprozess handelt, oder extern, wenn es sich um die letzte Phase des Prozessausgangs handelt. Bei jedem Schritt muss es eine Person geben, die für jeden der Ausgänge verantwortlich ist.
Warum ist es wichtig, prozessorientiert zu sein?
Es ist logisch anzunehmen, dass das Prozessmanagement die abzuarbeitenden Prozesse zuvor strukturiert definiert und kontinuierlich auf Verbesserungsmöglichkeiten überprüft. Denn wenn die Prozesse einer Organisation kontinuierlich verbessert werden, trägt dies dazu bei, die Gesamtfunktion der Organisation zu verbessern.
Tatsächlich ermöglicht die Fokussierung auf Prozesse einen umfassenden Überblick über die Geschäftstätigkeit des Unternehmens im Allgemeinen und weltweit. Es erkennt auch an, dass das Unternehmen eine horizontale Struktur haben muss, um vollständig auf einen Zyklus des Prozesses reagieren zu können.
Darüber hinaus streben alle Prozesse nach Kundenzufriedenheit. Wenn man von einem Mikroprozess spricht, umfasst er nur interne Prozesse, die die Bedürfnisse der internen Kunden befriedigen. Nun umfasst ein Makroprozess sowohl interne als auch externe Prozesse, um interne und externe Kunden der Organisation zufrieden zu stellen.
Auch mit der Fokussierung auf Prozesse wird das Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erzielen können, da bei dieser Art der Verwaltung die Kundenzufriedenheit im Vordergrund steht. Das bedeutet, dass Unternehmen gezwungen sind, ihre Effizienz zu maximieren. Folglich ist es zwingend erforderlich, dass Organisationen eine kontinuierliche Verbesserung ihrer Prozesse und damit des Unternehmens im Allgemeinen anstreben, um bessere Lösungen für Kundenprobleme anzubieten.
Vorteile des Prozessmanagements
Das Prozessmanagement hat folgende Vorteile:
1. Reduzieren Sie unnötige interne Kosten
Zunächst kann das Unternehmen unnötige Kosten innerhalb seiner Prozesse reduzieren, da es nicht wertschöpfende Aufgaben oder Schritte eliminieren kann. Wenn unnötige Schritte eliminiert werden, entfallen daher auch die Kosten.
Durch die Eliminierung nicht wertschöpfender Aktivitäten wird der Prozess präziser und das Unternehmen kann sich stärker auf die Erfüllung der Kundenanforderungen, -bedürfnisse und -erwartungen konzentrieren. Alles in allem spart es Ressourcen wie Zeit, Geld und Personalaufwand.
2. Lieferzeiten verkürzen
Dann können Durchlaufzeiten oder Durchlaufzeiten verkürzt werden, indem Prozesszyklusstillstandszeiten identifiziert werden. Aus diesem Grund werden Prozesse eliminiert und verschlankt.
3. Verbessert die vom Kunden wahrgenommene Qualität und den Service
Auf der anderen Seite kann der Kunde durch die Verbesserung der angebotenen Qualität und des Service seine Bedürfnisse besser befriedigen. Kunden dazu bringen, eine Beziehung zum Unternehmen aufrechtzuerhalten.
4. Integrieren Sie zusätzliche Serviceaktivitäten
Ebenso macht es dieser Ansatz sehr einfach, zusätzliche Kundenservice-Vorteile hinzuzufügen. Diese Aggregate von Dienstleistungen haben geringe Kosten und werden vom Kunden leicht wahrgenommen.
Merkmale von Organisationen, die Prozessmanagement einsetzen
1. Der Prozess überwiegt die Struktur
Unternehmen, die Prozessmanagement anwenden, sind in erster Linie der Ansicht, dass die Struktur des Unternehmens nichts anderes ist als die Infrastruktur zur Durchführung der Prozesse. Daher geben sie den Prozessen Relevanz und die Strategien werden basierend auf den Prozessen entworfen.
2. Seine Organisation ist transversal
Zweitens führt das Prozessmanagement dazu, dass sich Organisationen als eine Menge oder ein System von Prozessen und Teilprozessen konfigurieren, die das Erreichen von Zielen ermöglichen. Das Hauptziel aller Prozesse ist die Wertschöpfung für den Kunden.
3. Nutzung der Informationen
Drittens legen Unternehmen großen Wert auf Informationen über die verschiedenen Prozesse und Aktivitäten, die durchgeführt werden müssen. Der ständige Informationsfluss ist essenziell, um in allen Prozessen und im allgemeinen Betrieb des Unternehmens erfolgreich zu agieren.
4. Sie sind Werterzeuger
Schließlich sind Organisationen, die Management by Processes anwenden, Wertgeneratoren. Aus dem gleichen Grund wie prozessorientiert ist jeder Output durch die angebotenen Produkte und Dienstleistungen ein Mehrwert. Und dies ist der grundlegende Zweck jedes Prozesses.
Prozessmanagement-Schritte
Die wichtigsten Schritte bei der Implementierung des Prozessmanagements sind:
1. Information, Schulung und Teilnahme
Prozessmanagement ist eine neue Art der Verwaltung. Daher ist es wichtig, dass jeder vor der Umsetzung der Prozesse informiert und geschult wird. Darüber hinaus müssen alle über die Ziele des Prozesses, seine Etappen und die erforderliche Zusammenarbeit informiert werden.
2. Identifizierung von Prozessen
Natürlich müssen die Prozesse eindeutig gekennzeichnet sein. Daher muss eine Liste aller durchgeführten Prozesse erstellt werden. Jeder Prozess muss haben:
- Ein Name.
- Die Aktivitäten und Schritte, die Sie unternehmen müssen.
- Eine Prozesslandkarte.
3. Auswahl relevanter Prozesse
Es ist zu beachten, dass die relevanten Prozesse diejenigen sind, die den größten Mehrwert bieten und für die effiziente Leistung des Unternehmens sehr wichtig sind. Aus diesem Grund haben sie einen wesentlichen Einfluss auf die strategischen Ziele des Unternehmens.
4. Etablieren Sie einen Verantwortlichen
Nachdem die relevanten Prozesse identifiziert wurden, wird ihnen ein Manager zugewiesen. Die verantwortliche Person muss über die zur Erreichung der strategischen Ziele erforderliche Verantwortung und Autonomie verfügen.
5. Prozessanalyse und Problemerkennung
Jeder Prozess wird analysiert, ob er die vorgeschlagenen Ziele erreicht oder nicht. Wenn einer von ihnen diese nicht erfüllt und ein Problem darstellt, müssen sie entsprechend umgestaltet werden.
6. Behebung von Problemen
Sind die Probleme identifiziert, die den größten Einfluss auf die Ziele und die Kunden haben, wird für diese eine Lösung gesucht. Dies definiert die Maßnahmen, die befolgt werden müssen, um die Leistung des Prozesses und der Organisation als Ganzes nicht zu beeinträchtigen.
7. Verwendung von Indikatoren
Abschließend werden die Prozesse periodisch evaluiert. Es hängt von dieser Bewertung ab, ob sie den vorgeschlagenen Indikatoren entsprechen. Die Indikatoren sind sehr wichtig, um die tatsächliche Leistungsfähigkeit der Prozesse zu analysieren und Schwachstellen feststellen zu können. All dies, um Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Prozessmanagement die Effizienz von Organisationen steigert. Denn ihr Erfolg hängt von der adäquaten Durchführung ihrer Prozesse ab, die eindeutig dokumentiert werden müssen. Vor allem aber müssen sie darauf ausgerichtet sein, einen Mehrwert für den Kunden zu schaffen.