Ein Memorandum ist ein Dokument, in dem direkt und prägnant Hinweise oder Informationen zu einem bestimmten Thema gegeben werden. Dies im Rahmen beispielsweise einer Betriebsorganisation.
Mit anderen Worten, ein Memorandum ermöglicht es, die Mitglieder einer Abteilung oder die gesamte Organisation über eine bestimmte Angelegenheit zu informieren, beispielsweise eine Veranstaltung, die in den nächsten Tagen stattfinden wird oder eine Managemententscheidung. Es ist ein Instrument der internen Organisationskommunikation.
Wir müssen bedenken, dass ein Memorandum ein formelles Dokument ist, daher muss auch die Sprache, in der es geschrieben wird, formell sein.
Das Wort Memo kommt vom lateinischen Verb auswendig lernen, was bedeutet, sich zu erinnern.
Ein weiteres Merkmal dieser Art von Dokumenten ist, dass sie normalerweise nummeriert sind. Somit erhalten Sie einen bestimmten Code.
Darüber hinaus ist das Memorandum in der Regel eine Art Einwegkommunikation. Das heißt, es wird eine Tatsache gemeldet, aber eine Antwort wird nicht erwartet, wie es beispielsweise bei einem Brief der Fall ist.
Erwähnenswert ist auch, dass es sich um eine Art Dokument handelt, das im diplomatischen Bereich verwendet wird und in dem einige sehr wichtige Tatsachen mitgeteilt werden. Ebenso wird ein Memorandum als Notizbuch bezeichnet, in dem eine Person aufschreibt, an was sie sich ihrer Meinung nach in naher Zukunft erinnern sollte.
Elemente und Teile eines Memos
Die Elemente eines Memorandums sind wie folgt:
- Ort und Datum der Ausgabe.
- Name (und ggf. Berufsbezeichnung) des Empfängers oder der Abteilung bzw. des Bereichs, an den die Kommunikation gerichtet ist.
- Betreff oder Thema.
- Textkörper.
- Absenderangaben.
Es ist zu beachten, dass es empfohlen wird, in der Kopfzeile das Wort Memorandum zu platzieren, damit der (die) Empfänger wissen, welche Art von Dokument er erhalten hat.
Beispiel-Memo
Mexiko, D. F. 14. Dezember 2020
Memorandum Nr. 5961
An: Redakteure der Sektion Wirtschaftswissenschaften.
Betreff: Lehrgang.
Alle Redakteure der Sparte Wirtschaft werden hiermit zu einer Schulung zu neuen digitalen Marketing- und SEO-Tools gerufen, die am 16. Dezember zwischen 15:00 und 16:00 Uhr im Boardroom stattfindet.
Teilnahme ist verpflichtend. Wenn der Redakteur ein Interview oder eine Konferenz geplant hat, stimmen Sie sich mit dem Abschnittsredakteur ab, um seine Schulung zu einem späteren Zeitpunkt zu planen.
Mit freundlichen Grüßen,
Eduardo Camacho.
Personalleiterin.