Die Organisation eines Projekts ist die Aktivität, die es ermöglicht, die Humanressourcen des Unternehmens in die am besten geeigneten Aufgaben zu gruppieren. All dies, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.
Die Organisation eines Projekts besteht also darin, Menschen zu organisieren und sie entsprechend ihrer Qualitäten bestimmten Projekten zuzuordnen.
Normalerweise ist es der Projektmanager, der diese Aufgabe durchführt. Ebenso müssen Sie die notwendigen Ressourcen effektiv und effizient verwalten. Auf diese Weise sind Management und Organisation eng miteinander verbunden.
Die Bedeutung der Organisation eines Projekts
Um ein Projekt effizient durchzuführen, muss es richtig organisiert sein. Dies scheint einfach zu sein und ist ein häufiges Problem in Unternehmen. Wenn wir nicht genau wissen, was wir wollen und wie wir die Ressourcen einsetzen, um es zu erreichen, wird die Organisation scheitern. Daher die Bedeutung einer guten Organisation.
Aus den oben genannten Gründen muss die Ausbildung von Projektmanagern diesen Aspekt berücksichtigen. Es ist wichtig, ihnen beizubringen, wie man sie organisiert, um sie später lenken zu können. Eine Möglichkeit, die verschiedenen Ressourcen in jeder Aufgabe richtig zu verteilen, ist ein guter Organisationsplan. Im nächsten Abschnitt werden wir sehen, woraus es besteht.
Der Plan bei der Organisation eines Projekts
Der Managementplan konzentriert sich auf alle Aktivitäten des Unternehmens, der Organisationsplan jedoch vor allem auf den Faktor Mensch. Denn die Hauptsache ist, jede Person in die am besten geeignete Aufgabe zu stellen. Daher ist es ratsam, die folgenden Schritte zu befolgen:
- Zuallererst müssen wir uns darüber im Klaren sein, wer wir haben: Sie müssen eine Bestandsaufnahme der Humanressourcen mit ihren Stärken und Schwächen machen. Denn wir müssen wissen, was jeder gut kann, um ihm die am besten geeignete Position zuzuweisen.
- Auf der anderen Seite musst du das gleiche mit den Aufgaben machen: Das Projekt muss in seine kleinsten Teile zerlegt werden. Dies erfordert die Zustimmung des übrigen beteiligten Personals. Sobald wir sie haben, können wir eine Tabelle mit zwei Einträgen mit beiden Variablen erstellen.
- Drittens muss jeder Person ihre Aufgabe zugewiesen werden: Dafür müssen wir wissen, wer für jede Aktivität am besten geeignet ist. Dabei müssen Sie Ihren akademischen Hintergrund, Ihre Berufserfahrung und natürlich Ihre persönlichen Motivationen bei der Arbeit berücksichtigen. An dieser Stelle kann eine Aufgabenzuweisungstechnik wie die ungarische Methode verwendet werden.
- Schließlich gilt es, Fertigstellungstermine, Berücksichtigung möglicher Verzögerungen und eine geeignete Form der Kontrolle festzulegen.So kann nach der Ausführung jeder Aufgabe festgestellt werden, ob Abweichungen von der Planung aufgetreten sind. Wie wir weiter unten sehen werden, ist in diesem Schritt ein Organigramm unerlässlich.
Das Organigramm in der Organisation eines Projekts
Was ist ein Organigramm? Ein Organigramm ist ein Diagramm, das es Ihnen ermöglicht, die Struktur eines Unternehmens zu beobachten und zu wissen, wer wer ist. Der Projektleiter muss ein tiefes Verständnis für die vorhandenen Mitarbeiter haben, um die Aufgaben und deren Verantwortlichen sowohl organisieren zu können als auch richtig zu erledigen.
In diesem Sinne haben wir vertikale, hierarchische oder lineare Organigramme, wenn die Autorität klar ist und die Entscheidungsfindung zentralisiert ist. Auf der anderen Seite haben wir horizontale oder zirkuläre, in Unternehmen mit einer eher unscharfen Autorität. Wir haben auch andere Arten wie analytisch, die es uns ermöglicht, Prozesse zu kennen, oder Matrix, die nützlich ist, um die Organisation nach Prozessen oder Projekten zu strukturieren.
Beispiel für die Organisation eines Projekts
Stellen wir uns vor, wir wollen ein Projekt durchführen. Das Projekt basiert auf der Gründung und Gründung eines Unternehmens. Zum Beispiel ein Beratungsunternehmen für Computertechnik.
Zunächst trifft sich der Direktor mit den Förderpartnern des Projekts.
- Einerseits bereiten sie gemeinsam die zu erreichenden Ziele und die notwendigen Aufgaben vor. All dies sollte schriftlich und so detailliert wie möglich erfolgen. Eine interessante Technik ist das sogenannte „Brainstorming“, das darin besteht, alle Ideen, die einem in den Sinn kommen, auszusprechen und dann zu filtern.
- Danach musst du wissen, wer wir außer dem Promoter-Team haben. Erstens die Aufgaben, die sie ausführen werden, und zweitens die Mitarbeiter, die wir einstellen werden. Sie müssen auch die Art der von uns vorgeschlagenen Verträge und die zu erhaltende Vergütung kennen.
- Im nächsten Schritt ist es an der Zeit, die Aufgaben zu verteilen und die oben erwähnte ungarische Methode kann helfen. Computerdienste erfordern einen Prozess, vom Entwurf über die Programmierung bis hin zum Endergebnis. Ein nützliches Werkzeug sind daher die PERT-Diagramme, die es ermöglichen, die kritischen Pfade jedes Prozesses zu finden.
- Schließlich müssen Sie einen Projektorganisationsplan entwickeln. Dies besteht darin, dass alle oben genannten Punkte schriftlich festgehalten werden. Darüber hinaus legen wir fest, wie wir durch Feedback kontrollieren und wie wir Abweichungen korrigieren. All dies, ohne einen angemessenen Notfallplan für unvorhergesehene Ereignisse zu vergessen.
