Projektmanagement ist ein Prozess, der sicherstellt, dass das Projekt von Anfang bis Ende mit allen zugewiesenen Ressourcen und in der geplanten Zeit entwickelt wird.
Projektmanagement ist eine Disziplin, die vor allem aus Erfahrung gelernt wurde. Im Gegensatz zu dem, was allgemein in der Betriebswirtschaftslehre passiert, gibt es nicht so viel Literaturverzeichnis.
Und es ist so, dass die Projekte unterschiedlicher Natur sein können; Handel, Umwelt, Recht, Bildung usw. und für jeden Bereich gibt es Einschränkungen und Faktoren, die das Projekt beeinflussen könnten, um Änderungen an seinem ursprünglichen Design zu unterziehen, sich in der Zeit oder in den Ressourcen auszudehnen.
Projektmanagementfunktionen
Es ist schwierig, es in einer Definition aufzuzeigen, aber es könnte wie folgt vereinfacht werden.
Ein Projekt hat ein Ziel, das in mehrere spezifischere unterteilt werden muss. Ja, sehr ähnlich einer Untersuchung, aber für diesen Fall müssen für jedes spezifische Ziel mindestens die folgenden Komponenten vorhanden sein:
- Ausführungszeit.
- Ausführungsziel.
- Zugehörige Ressourcen.
- Ausführungszeitplan (z. B. März bis Dezember, einschließlich aller arbeitsfreien Tage wie Feiertage und Feiertage).
- Überwachungsindikatoren.
- Verantwortlich für dieses Ziel.
Ein sehr nützliches Werkzeug für das Projektmanagement ist das Gantt-Diagramm, mit dem Sie das Projekt grafisch visualisieren und jede seiner Phasen in Farbe verteilen können.
Ein weiterer sehr wichtiger Punkt ist die permanente Überwachung und ein Notfallplan für jeden Fall.
Bei der Projektplanung ist es sinnvoll, eine Liste der möglichen Risiken und der Maßnahmen zu erstellen, die zu ihrer Realisierung ergriffen werden sollten. So können Sie schnell handeln, ohne zu improvisieren.
Schauen Sie sich ständig Aktivitäten und Budget an
Die Ausführung der Aktivitäten muss mit dem Prozentsatz des bisherigen Budgets vereinbar sein, daher ist es wichtig, Phasen festzulegen. Zum Beispiel ein Projekt mit drei Phasen:
- 1: März bis Juni 30 % der Aktivitäten und 20 % des Budgets
- 2: Juni bis September 50% der Aktivitäten und 50% des Budgets
- 3: Oktober bis Dezember 100 % der Aktivitäten und 100 % des Budgets
Aus dem oben Gesagten wäre es gefährlich, wenn beispielsweise in Stufe 2 nur 40 % der Aktivitäten durchgeführt und dennoch 50 % des Budgets ausgegeben worden wären. Dadurch bleibt eine Reduzierung der Ressourcen um 10 %, die im Verlauf angepasst werden müssen, wodurch das Projekt anfällig für weitere Änderungen wird.
Eine andere Lesart, die dieses Beispiel hat, ist, dass das letzte Quartal eine sehr agile und intensive Ausführung hat, da die Hälfte des Projekts entwickelt ist, daher ist es sehr wichtig, es zu überwachen.
Generell besteht die Tendenz zu denken, dass Projekte verhältnismäßig ausgeführt werden. Das heißt, die Aktivitäten werden gleichmäßig über den Zeitraum verteilt, aber in Wirklichkeit hängt dies von der Art des durchgeführten Projekts ab.
Wenn es sich um ein Bildungsprojekt handelt, sollte dieses logischerweise an die Monate angepasst werden, in denen die Schüler in der Schule sind, die Ferienmonate frei oder mit weniger Aktivitäten lassen.
Ein weiteres wichtiges Beispiel hat mit dem Wetter zu tun. Bei Bauprojekten beispielsweise kommt es in den Wintermonaten zu Verzögerungen, weil Regen oder Kälte Veränderungen und Notfälle verursachen.
Kurz gesagt erfordert das Projektmanagement eine vorherige Bewertung im finanziellen, technischen, ökologischen, rechtlichen und kommunikativen Bereich, um zu sehen, welche Auswirkungen es auf die Umwelt haben wird oder welche Schläge es während seiner Entwicklung erleiden könnte.
Deshalb setzen sich die Projekte jedes Mal aus multidisziplinären Teams zusammen, die Wissen aus unterschiedlichen Bereichen einbringen mit dem Ziel, Unsicherheiten zu reduzieren und die gewünschte Ausführung in der vorgesehenen Zeit zu erreichen. Das wäre letztlich erfolgreiches Projektmanagement.