Bei den Auftragsarten handelt es sich um die verschiedenen Arten von Anfragen zum Kauf von Materialien oder Dienstleistungen, die ein Unternehmen an seine Lieferanten richtet.
Es ist wichtig zu erwähnen, dass die Bestellungsanfrage von der Einkaufsabteilung eines Unternehmens gestellt wird. Diese Aufträge werden gemäß den Anforderungen an Materialien und Dienstleistungen der Produktions- oder Lagerabteilungen formuliert.
Die Produktionsabteilung ihrerseits stellt diese Anforderungen unter Berücksichtigung der Tatsache, dass die Organisation über die Lieferung der Waren und Dienstleistungen verfügt, die für die Durchführung des Produktionsprozesses erforderlich sind.
Das Lager bzw. die Lagerabteilung tut es derweil, um die notwendige Verfügbarkeit der Produkte zu haben. Dies, um die Anforderungen der Kunden zu erfüllen, die die Produkte kaufen, die das Unternehmen verkauft.
Auftragsarten
Es gibt verschiedene Klassifizierungen von Aufträgen, unter den wichtigsten können wir die folgenden erwähnen:
1. Nach den zwischen den Parteien festgelegten Bedingungen
Nach den zwischen den Parteien festgelegten Bedingungen können die Aufträge unterteilt werden in:
zu. Bedingte Bestellung
Natürlich ist die bedingte Bestellung eine Art von Bestellung, deren Erfüllung durch eine Reihe von kaufmännischen Bedingungen eingeschränkt ist, die der Käufer vom Verkäufer verlangt. Diese Bedingungen könnten einige Vorteile wie Rabatte, Zahlungsmethoden, Lieferzeiten und Bedingungen für die Zukunft der Nachfrage sein.
Daher hängt die Erfüllung des Geschäfts von der Annahme der Vertragsbedingungen durch den Verkäufer ab. Das heißt, dieses Bestellformular wird als Bestellvorschlag bezeichnet.
b. Feste Bestellung
Diese Art der Bestellung erfolgt, wenn Käufer und Verkäufer alle festgelegten Bedingungen vereinbaren. Es erfordert keine Art von Verhandlungen oder Änderungen, um die Einhaltung zu gewährleisten. Dies, da zuvor alle Bedingungen festgelegt und der entsprechende Vertrag unterzeichnet wurde. Das Dokument ist bereits ein Bestellschein.
2. Durch das angeforderte Objekt
Je nach gewünschtem Objekt können die Bestellungen sein:
zu. Anfrage für Dienstleistungen
Natürlich ist es die formelle Aufforderung zur Erbringung einer Dienstleistung oder einer Aufgabe durch einen Kunden. Diese Funktion kann die Materialien enthalten, die zur Ausführung der Aufgabe erforderlich sind. Wenn Sie die Materialien nicht beilegen, ist der Besteller für die Materialkosten verantwortlich.
b. Materialbestellung
Die Materialbestellung wird von Unternehmen verwendet, die bestimmte Produkte oder Materialien benötigen, um ihre Aufgaben zu erfüllen und funktionstüchtig zu sein. Dies können Fabriken sein, die Materialien in Produkte umwandeln, oder Vertriebsunternehmen, die Produkte verkaufen. Das heißt, die Materialien können zum Verbrauchen oder zum Auffüllen des Produktbestands verwendet werden.
3. Nach dem Bestimmungsort des Materials
Je nach Bestimmungsort des angeforderten Materials können die Bestellungen sein:
zu. Ersatzbestellung
Zweifellos werden Nachschubaufträge vom Lager oder der Lagerabteilung eines Unternehmens angefordert. Diese Anforderungen werden gemacht, um den Mindestbestand an Lagerbeständen aufrechtzuerhalten, den das Unternehmen benötigt. Dies, um die routinemäßigen Anforderungen der internen oder externen Kunden des Unternehmens effizient zu erfüllen.
b. Außerordentlicher Verbraucherwunsch
Ein außerordentlicher Auftrag kann generiert werden, wenn das Unternehmen über einen ausreichenden Vorrat an diesen Materialien in seinem Lagerprozess verfügt. Da das Unternehmen jedoch einen höheren Verbrauch oder eine größere Nachfrage erwartet, platziert es außerordentliche Bestellungen. Auf diese Weise gelingt es ihr, den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden.
4. Mit dem Bestellformular
Hinsichtlich des Formulars werden die Bestellungen wie folgt klassifiziert:
zu. Normale Bestellung
Selbstverständlich wird eine normale Bestellung auf die übliche Weise aufgegeben, um den Vorrat für kurze Zeiträume zu decken. Diese Zeit kann von einer Woche, einem Monat oder einer bestimmten Jahreszeit sein. Im Allgemeinen werden diese Bestellungen in Übereinstimmung mit den von den Unternehmen angewendeten Lieferrichtlinien ausgeführt. Das heißt, sie reagieren auf die normale Versorgung, die die Organisation benötigt.
b. Geplante Bestellung
Andererseits wird die geplante Bestellung auf der Grundlage der historischen Einkaufsdaten des Unternehmens erstellt, wobei regelmäßige Zeiträume für die Auftragserteilung berücksichtigt werden. Auf diese Weise werden Verwaltungs- und Materialbeschaffungskosten reduziert. Dies liegt daran, dass das Unternehmen bei der Auftragsplanung große Mengen einkauft.
Natürlich erfordert diese Art von Bestellung eine Kontrolle der für die Lieferungen festgelegten Termine, da ein Ausfall beim Versand den benötigten Lagerbestand beeinträchtigen könnte.
c. Offene Bestellung
Eine Rahmenbestellung liegt vor, wenn eine Verpflichtung zum Einkauf von Materialien und Produkten in großen Mengen besteht. Lieferungen erfolgen jedoch in kleineren Mengen durch zeitliche Abstände. Diese Aufträge können ungefähre Mengen verarbeiten, die nach und nach erworben werden.
Wie können Sie jede Art von Bestellung formalisieren?
Bestellungen müssen formalisiert werden, damit die Einhaltung wirksam ist. Die gängigsten Möglichkeiten, eine Bestellung zu bestätigen, sind wie folgt:
1. Verwenden des Telefons
Die Auftragsbestätigung kann zunächst durch telefonische Kommunikation erfolgen. Für die Formalisierung der Bestellung ist es jedoch bequem, nach der telefonischen Bestätigung ein schriftliches Dokument zu verwenden.
2. Verwendung schriftlicher Kommunikationsmittel
Zweitens, mit den schriftlichen Medien. Die gängigsten Formen der schriftlichen Kommunikation sind Brief, Fax und E-Mail. Schriftliche Formulare haben den Vorteil, dass alle Bedingungen zwischen Käufer und Verkäufer formell festgelegt werden.
3. Bestellhinweis
Drittens ist ein Bestellschein ein gedrucktes Dokument, das die wichtigsten Daten enthält, um die Eingabe von Informationen zu erleichtern und den Prozess zu beschleunigen. Das erleichtert den Kauf- und Verkaufsprozess.
4. Durch einen Handelsvertreter
Die Bestellung kann auch formalisiert werden, wenn der Handelsvertreter das Bestellformular übergibt und dann zur Erfüllung unterzeichnet wird.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es verschiedene Arten von Aufträgen gibt. Diese sind auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten. Nun sollte klar sein, dass unabhängig von der Art der Bestellung, die Bestellung alle für das Unternehmen wichtigen Verkaufsbedingungen enthalten muss.
Diese Bedingungen wie Preise, Rabatte, Liefertermine, Qualität und alles andere, was von Interesse sein könnte, müssen so genau wie möglich festgelegt werden. Dies, um nicht zu unterschiedlichen Interpretationen Anlass zu geben.