Verwaltungsverfahren - Was es ist, Definition und Konzept

Der Verwaltungsprozess ist eine Abfolge von Phasen (Planung, Organisation, Leitung und Kontrolle), deren Zweck es ist, die Ziele eines Unternehmens oder einer Organisation auf möglichst effiziente Weise zu erreichen.

In noch einfacheren Worten, der Verwaltungsprozess besteht aus einer Reihe von Phasen, die uns helfen, die vorgeschlagenen Ziele zu erreichen. Der administrative Prozess ist kontinuierlich. Es geht nicht darum, jede der Etappen zu absolvieren und alles endet dort. Wenn ein Zyklus endet, geht es weiter zum nächsten. Es wird normalerweise für den allgemeinen Zweck des Unternehmens, bestimmte Ziele oder sogar für kleinere Projekte verwendet.

Henri Fayol, war der Schöpfer des Verwaltungsverfahrens. Von ihm gehen die 4 Phasen aus, die den administrativen Prozess ausmachen:

Planen.
Organisieren.
Führen.
Steuerung.

Für Fayol waren diese vier Phasen entscheidend für ein gutes Management-Management. Jedes Management-Team muss sie beherrschen und bei jedem Projekt berücksichtigen. Fayol war jedoch nie extrem in seinen Ideen und Sie können in seiner Arbeit lesen, wie er Raum für Flexibilität und Anpassung ließ. So haben die Anhänger der klassischen Verwaltungstheorie den Verwaltungsprozess vervollständigt, verbessert und an die verschiedenen Unternehmenstypen, die in den letzten Jahrzehnten entstanden sind, angepasst.

Ziele eines Unternehmens

Ursprung des Verwaltungsverfahrens

Den Ursprung des Verwaltungsverfahrens verdanken wir Henry Fayol. Um 1916, nach 50 Jahren als Leiter eines Bergbauunternehmens, veröffentlichte Fayol sein Buch "Administration Industrielle et Générale". Auf Spanisch wäre es so ähnlich wie «Industrielle und allgemeine Verwaltung».

In diesem Buch entwickelte er, basierend auf seiner Erfahrung, seine gesamte Theorie. Fayol, hob in seiner Arbeit die verschiedenen Managementebenen, Verwaltungsfunktionen und eine Liste von Prinzipien für eine korrekte Verwaltung hervor.

Es ist jedoch erwähnenswert, dass seine Prinzipien das bekannteste aller seiner Werke sind. Insbesondere 14 Grundsätze für eine ordnungsgemäße Verwaltung.

Merkmale des Verwaltungsverfahrens

Ein administrativer Prozess weist je nach Unternehmen, das ihn entwickelt, eine Vielzahl von Merkmalen und Besonderheiten auf, wir nennen die häufigsten:

Es besteht aus vier miteinander verbundenen Phasen.
Sie muss alle damit zu erreichenden Ziele erfassen.
Alle Arbeitnehmer, die an dem Verfahren teilnehmen werden, müssen darüber informiert werden.
Ziel ist es, einen Fahrplan zu erstellen, um jede der im Verwaltungsprozess enthaltenen Maßnahmen so weit wie möglich zu optimieren.
Es kann von jedem Unternehmen verwendet werden, unabhängig von seinen Eigenschaften.
Sie wird mit einem vorher festgelegten Zeithorizont durchgeführt. Auf diese Weise bietet es eine gewisse Flexibilität, um sich den Umständen anzupassen.

Phasen des Verwaltungsverfahrens

In der Definition haben wir gesagt, dass der administrative Prozess aus einer Reihe von Phasen besteht: Planung, Organisation, Leitung und Kontrolle. In diesem Abschnitt werden wir sie entwickeln und erklären. Zuallererst ist es natürlich praktisch zu wissen, wie diese beiden Phasen getrennt sind:

Mechanische Phase: Die mechanische Phase besteht aus Planung und Organisation. Wir könnten sagen, dass es ein statischer Teil des Prozesses ist.
Dynamische Phase: Die dynamische Phase besteht ihrerseits aus Richtung und Kontrolle. In diesem Sinne bezieht sich das Wort Dynamik auf Bewegung.

Das heißt, wenn wir einmal geplant und organisiert haben, müssen wir ausführen und uns an die Arbeit machen.

Auf jeden Fall ist es wichtiger als die Unterscheidung zwischen mechanisch und dynamisch, die verschiedenen Phasen zu kennen, aus denen es besteht:

Planung: Versuchen Sie, die auszuführenden Aufgaben zu planen und die relevanten Fragen zu lösen, die später ausgeführt werden.
Organisation: Die Idee ist, zu sehen, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist, in welcher Reihenfolge und welche Struktur das Projekt in seiner Ausführung haben wird.
Richtung: Die Geschäftsführung ist nicht nur für die Entsendung zuständig, sondern auch für die Hilfe, Unterstützung und Intervention bei Konflikten, die bei der Zielerreichung auftreten.
Steuerung: Die Kontrolle basiert auf der Überwachung zuverlässiger Metriken, mit denen Sie überwachen können, ob die größten Ziele erreicht werden.

Sehen Sie sich die Phasen des Verwaltungsverfahrens im Detail an

Bedeutung des Verwaltungsverfahrens

Der administrative Prozess spielt eine grundlegende Rolle in der Führung eines Unternehmens. Es setzt voraus, dass der Fahrplan während eines bestimmten Zeitraums verfolgt wird, um die vom Management festgelegten Ziele zu erreichen.

Auf diese Weise kann die Organisation durch Befolgen aller im Verwaltungsprozess festgelegten Phasen ihre Effizienz bei der Erreichung der vorgeschlagenen Ziele steigern. Dieser Prozess wird eine Verringerung der Anzahl der verbrauchten Ressourcen bedeuten. Aus diesem Grund können die eingesparten Ressourcen für andere Aktionen verwendet werden, die für das Unternehmen von Vorteil sind.

Unter den Vorteilen, die wir des Verwaltungsverfahrens hervorheben können, heben wir folgende hervor:

Es ermöglicht dem Unternehmen jederzeit eine Zukunftsplanung.
In jedem der möglichen Szenarien werden die durchzuführenden Maßnahmen festgelegt.
Es legt klar die Ziele fest, die ein bestimmtes Unternehmen kurz-, mittel- und/oder langfristig verfolgt.
Ressourcen werden maximal optimiert
Vermeiden Sie überflüssige Ausgaben, die bisher nicht in Betracht gezogen wurden.
Es kann zu einer erhöhten Produktivität führen, da es die Koordination zwischen den Teammitgliedern verbessert.

Schließlich ist zu beachten, dass ein perfekt gestalteter administrativer Prozess das Auftreten von Ereignissen verhindert, die die Pläne der Manager brechen. Folglich wird die Zahl der improvisierten Maßnahmen reduziert, die zu Entscheidungen führen können, die den Betrieb des Unternehmens beeinträchtigen.

Beispiel für einen administrativen Prozess

Nehmen wir zum Beispiel an, wir sind Bergsteiger. Unser Ziel ist es, die Spitze der fünf höchsten Berge der Welt zu erreichen. Das Ziel ist klar, aber wir brauchen einen Prozess, um unsere Ziele so sicher wie möglich zu erreichen. Das heißt, ohne unsere Gesundheit zu gefährden.

Wir brauchen daher einen Prozess, um unser ultimatives Ziel zu erreichen: die fünf Gipfel zu erreichen. Obwohl jeder Gipfel anders ist, werden wir der Reihe nach eine Reihe von Etappen durchlaufen, um jeden Gipfel zu erreichen (Zwischenziele). Wir nennen diese Abfolge von Stufen, die bei der Zielerreichung üblich sind, den administrativen Prozess.

In diesem Sinne muss jedes Unternehmen oder jede Organisation, die Ziele erreichen will, einen administrativen Prozess anwenden. Ohne das Verwaltungsverfahren ist es sehr schwierig, die vorgeschlagenen Ziele zu erreichen. Nahezu unmöglich. Kannst du dir vorstellen, den Everest zu besteigen, ohne etwas geplant zu haben, ohne trainiert zu haben und alles außer Kontrolle? Das gleiche passiert im Geschäft.