Die Überwachung eines Projekts bezieht sich auf die Durchführung einer Reihe von Maßnahmen mit dem Ziel, die korrekte Entwicklung seiner Ausführung zu überprüfen.
Die Überwachung eines Projekts beginnt daher, sobald es geplant ist, mit der Durchführung des Projekts.
Die Monitoring-Phase besteht darin, zu überprüfen, ob die verschiedenen Phasen des Projekts zeitgerecht und einzeln ausgeführt werden. Dazu werden eine Reihe von Parametern und Variablen verwendet, die es uns ermöglichen herauszufinden, ob es Abweichungen vom ursprünglichen Plan gibt oder nicht.
Bedeutung der Projektüberwachung
Diese Phase ist unerlässlich, um die erforderlichen Maßnahmen zur Lösung der bei der Ausführung wahrgenommenen Probleme festzulegen. Wir können nichts starten, wenn wir zuvor keine Roadmap sowie ein Verfahren zur Überprüfung der ordnungsgemäßen Ausführung des Projekts haben. Aus diesem Grund muss ein klares, prägnantes und detailliertes Follow-up eingerichtet werden, das alles Notwendige enthält, um Entscheidungen treffen zu können.
Darüber hinaus ist es, wie wir im nächsten Abschnitt sehen werden, wichtig, klar festzulegen, wie diese Überwachung durchgeführt wird. Es ist wichtig, dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird und wie er sich im Falle eines möglichen Notfalls verhalten soll.
Phasen der Projektüberwachung
Sehen wir uns nun im Detail an, welche die wichtigsten Phasen in der Überwachung eines Projekts sowie seine wichtigsten Anforderungen sein könnten.
- Messen: Zuerst müssen Sie messen. Messung ist notwendig, wenn wir etwas kontrollieren wollen. Wir müssen wissen, wie weit wir gehen können oder wo die Grenzen liegen, um über Erfolg oder Misserfolg zu sprechen. Daher ist es notwendig, Parameter und Variablen sowie die Verfahren zu ihrer Analyse zu erheben.
- Besprechung und Analyse: Als nächstes müssen Sie die Abweichungen treffen und analysieren. Meetings sollten prägnant, präzise und direkt sein. Sie müssen mit den Indikatoren in der Hand und mit einer Kopie für jeden Teilnehmer über die Angelegenheit sprechen. Aus der Besprechung muss klar abgeleitet werden, was das Problem ist, sowie seine Ursachen und Folgen.
- Lösungen suchen: Im nächsten Schritt müssen Sie entscheiden, welchen Weg Sie gehen möchten, um diese Abweichungen zu beheben. Für diese Phase ist es am besten, wenn jeder in seinem Bereich und mit einer eigenen Gruppe oder einzeln arbeitet. In einem anschließenden Treffen werden diese Lösungen geprüft, um die am besten geeigneten auszuwählen.
- Nachmessen: Schließlich müssen Sie noch einmal messen. Nachdem die Korrekturen durchgeführt wurden, muss die Analyse erneut verwendet werden, um zu sehen, ob sie funktioniert haben. Wenn wir erfolgreich waren, geht das Projekt weiter; andernfalls ist es notwendig, von vorne zu beginnen.
Beispiel für Projektüberwachung
Als nächstes sehen wir uns ein Beispiel zum Abschluss an.
Stellen wir uns ein Unternehmen vor, das Schuhe herstellt. Dieses Unternehmen produziert Schuhe und vertreibt sie an verschiedene Multibrand-Stores.
Mal sehen, wie der Prozess aussehen würde.
In dieser Abbildung sehen wir, wie das Monitoring eines Projekts durchgeführt würde. Zunächst die Festlegung der Parameter und Messgrößen. Zum Beispiel die Anzahl der hergestellten Schuhe oder die Anzahl der verkauften Schuhe. Als nächstes müssen Sie überprüfen, welche Art von Schuhen am besten funktioniert. Auf der anderen Seite müssen Sie die neuen Trends berücksichtigen, die das Interesse des Käufers wecken. Schließlich müssen Sie noch einmal prüfen und gegebenenfalls korrigierend eingreifen.
