Interne Kontrolle ist ein Verfahren, das Teil der Kontrolle der Ressourcen und Vermögenswerte eines Unternehmens ist und dazu dient, seine Tätigkeit und Nachvollziehbarkeit zu dokumentieren.
Wenn Unternehmen wachsen, wird es immer schwieriger, den Überblick zu behalten, was mit ihren Ressourcen, ihren Vermögenswerten, ihren Werkzeugen und ihren Mitarbeitern passiert.
Aus diesem Grund ist es notwendig geworden, einen Mechanismus zu etablieren, der es ermöglicht, die Nutzung dieser Ressourcen sowie die Aktivitäten aufzuzeichnen.
Beispiele für die interne Kontrolle von Finanzmitteln und Vermögenswerten
Einige Anwendungen der internen Kontrolle, die auf Waren anwendbar sind, sind die Ein- und Ausreisekontrollen von firmeneigenen Fahrzeugen. Dieser kontrolliert die Aktivität des Fahrzeugs, den Verschleiß, den Kraftstoffverbrauch und die dafür verantwortliche Person.
Beim Umgang mit Firmenfahrzeugen müssen die Fahrer ein Fahrtenbuch mitführen, in dem Fahrtbeginn und Fahrtende sowie die Zeiten der einzelnen Meilensteine festgehalten werden.
Ein weiteres Beispiel ist die Bestandskontrolle von Materialien im Lager. Die FIFO- und LIFO-Systeme erfordern zwingend eine interne Kontrollprüfung, um Daten und Arten von Material oder Lagerbeständen zu kennen. Es handelt sich um einen buchhalterischen Input, der auch für die Abschreibung von Gütern verwendet werden könnte.
Bezüglich der finanziellen Ressourcen wird vor der Ausführung einer Ausgabe eine interne Kontrolle durchgeführt, beispielsweise in GAV (Verwaltungs- und Vertriebsausgaben), die aus den Aufgaben dieser Funktionen abgeleitet werden. Sie muss jedoch so kontrolliert werden, dass das für diese Ausführung während des Zeitraums erforderliche Maß nicht überschritten wird.
Wenn beispielsweise für einen Verkaufsmonat Papierblätter, Bleistifte und Druckertinte gekauft werden müssen, sollte die interne Kontrolle eine Schätzung der monatlichen Ausgaben erstellen und diese jeden Monat überprüfen, um diese Ausgabenmarge zu schützen.
Backups der internen Kontrolle
So wie eine sofortige Aufzeichnung von Ressourcen und Aktivitäten erstellt wird, ist es wichtig, diese zu archivieren, um eine Datei zu jedem kontrollierten Element zu erstellen.
Es gibt verschiedene interne Kontrollsoftware, die Unternehmen mieten können, oder eine Microsoft Excel-Tabelle reicht aus, wenn sie bestellt wird.
Um Verluste zu vermeiden, können Sie eine virtuelle Speicher-Cloud kaufen und diese Dateien dort hochladen, um deren Verlust zu vermeiden.
Wenn Sie auch die Papierunterlagen mit Verantwortungsunterschriften haben, ist es praktisch, diese Dokumente zu digitalisieren. Zum Beispiel durch den Scanner und die anschließende Entleerung in digitale Ordner.
Leiter der internen Kontrolle
Die für interne Kontrollmaßnahmen verantwortlichen Personen müssen geordnet, organisiert und in der Lage sein, in Szenarien mit hoher Nachfrage zu arbeiten, da sie beispielsweise die Kontrolle über viele Elemente gleichzeitig haben können: finanzielle Kontrolle der Ausgaben, Kontrolle der Lagerbestände, Kontrolle der Nutzung des Unternehmensvermögens und die Ein- und Ausreisekontrolle von Personen.
Wenn bei diesem Registrierungsprozess etwas fehlschlägt, kann es zu Abweichungen in der betrieblichen Realität und dem Kapital des Unternehmens in Bezug auf sein Vermögen kommen. Aus diesem Grund muss die interne Kontrolle Teil eines geordneten und verketteten Arbeitssystems sein.
Die interne Kontrolle leistet wertvolle Unterstützung für die operative Führung der Organisation und sorgt für transparente und sichere Rückverfolgbarkeitsprozesse.
Ihre Bedeutung liegt daher darin, dass Unternehmen, unabhängig von ihrer Struktur und Größe, ein internes Kontrollsystem implementieren, um ihre Vermögenswerte besser zu erfassen und logistische Abweichungen diagnostizieren zu können, um ständig Verbesserung der Prozesse in seiner Wertschöpfungskette.