Ein Dokument ist eine schriftliche Aufzeichnung, entweder in physischer oder virtueller Form, die die Merkmale eines Ereignisses oder Umstands widerspiegelt.
Das heißt, ein Dokument ist ein Beweis für ein Ereignis oder eine Situation. Dies kann ein auf Papier (oder einem anderen materiellen Träger wie Karton) geschriebener Text oder eine auf einem elektronischen Träger gespeicherte Datei sein.
Ein Dokument kann verwendet werden, um einen relevanten Sachverhalt festzuhalten. Wenn eine Person beispielsweise ihr Hochschulstudium beendet, kann sie bei der Bildungseinrichtung ein Schreiben mit allen belegten Fächern und den erzielten Noten anfordern.
Ebenso kann ein Dokument das Ergebnis eines Auftrags sein. Wenn beispielsweise ein Forscher eine Studie über die möglichen Auswirkungen der Umweltverschmutzung auf die Weltwirtschaft durchführt, wird diese in einen Text übersetzt. Dies wäre ein akademisches Dokument.
In der alltäglichsten Umgebung verwenden alle Menschen, wenn wir Verfahren vor den Behörden durchführen, Dokumente, um die Tatsachen zu belegen, die wir nachweisen wollen. Am gebräuchlichsten ist das Ausweisdokument, in dem Sie alle persönlichen Daten der Person wie Name, Nachname, Alter, Geschlecht und Adresse einsehen können.
Das Ziel der Erstellung eines Dokuments besteht darin, ein Zeugnis für die interessierende Angelegenheit zu hinterlassen, das dann im Laufe der Zeit aufbewahrt werden kann.
Es sollte auch beachtet werden, dass die Technologie es uns ermöglicht, eine große Menge an Informationen, die in digitalen Dokumenten enthalten sind, zu speichern und zu teilen. Dies über E-Mail, einen USB-Stick oder sogar die Cloud.
Dokumenttypen
Dokumente können nach verschiedenen Kriterien klassifiziert werden. Je nach Quelle lassen sie sich beispielsweise in folgende unterteilen:
- Primär: Sie enthalten die Originalinformationen des Autors. Zum Beispiel eine von einer Universität veröffentlichte Abschlussarbeit zu einem Thema, das noch nie zuvor studiert wurde.
- Sekundär: Es sind diejenigen, die in irgendeiner Weise modifiziert wurden. Um zum Beispiel auf das Thema der Abschlussarbeit zurückzukommen, kann es sich um eine Zusammenfassung handeln.
- Tertiär: Sind diejenigen, die aus der Behandlung von Sekundärdokumenten resultieren. Zum Beispiel ein Zeitungsartikel, der auf der Zusammenfassung der bereits erwähnten Diplomarbeit basiert.
Je nach Art der Entität, die sie ausstellt, können dies auch sein:
- Zielgruppen: Diejenigen, die von öffentlichen Stellen (öffentliche Verwaltung) ausgegeben werden.
- Privatgelände: Sie werden von den Interessenten anerkannt, jedoch nicht vor den Behörden.
Wir müssen auch bedenken, dass bestimmte Dokumente legalisiert werden müssen, um vor den Behörden gültig zu sein. Wir beziehen uns beispielsweise auf ein Testament oder einen Vertrag. Auf diese Weise kann die betroffene Partei bei Nichteinhaltung einer der Vertragsparteien Klage bei den Justizbehörden erheben.
