Die formale Organisation ist eine geplante Organisation, die eine Reihe von Regeln, Strukturen und Verfahren festlegt, die es ermöglichen, die Aktivitäten der Organisation zu ordnen.
Die formale Organisation basiert auf der Arbeitsteilung, der Definition der verschiedenen Autoritätsebenen und der Schaffung von Kommunikationskanälen zwischen den Arbeitern.
Seine Struktur und Richtlinien werden von den Administratoren der Organisation geplant und finden sich in der Regel in Dokumenten, Standards, Prozessen und Organigrammen wieder.
Beziehungen außerhalb der formalen Organisation werden als informelle Organisation betrachtet, die spontan zwischen Mitarbeitern entsteht.
Bestandteile der formalen Organisation
- Ein gut definiertes Regelwerk und Verfahren: Die zuvor entworfen wurden, um ein Ziel oder eine Zielsetzung zu erreichen.
- Ziele und Strategien: Kurz- und langfristige Ziele sowie Strategien zu deren Erreichung werden definiert.
- Symbolischer Status: Die Struktur gibt den Mitgliedern einen bestimmten Status entsprechend ihrer Position und relativen Macht.
- Definierte Aktivitäten: Die Organisation definiert die Aktivitäten jedes Mitglieds der Organisation. Es werden Verpflichtungen und Grenzen festgelegt.
- Kommunikationskanäle: Es gibt definierte Kommunikationskanäle, die der Hierarchie und den Verfahren der Organisation entsprechen müssen.
- Koordinierungsverfahren: Verfahren und Mechanismen zur Koordinierung der Aktivitäten der verschiedenen Mitglieder der Organisation sind definiert.
Ursprung der formalen Organisation
Der Ursprung dieser Art von Organisation ist das Design der Eigentümer und Administratoren, die versuchen, Strategien zu definieren, um ihre Ziele erfolgreich zu erreichen.
Es gibt mindestens drei Schlüsselelemente, die diese Organisation definieren:
- Arbeitsteilung: Es besteht darin, einen Job in mehrere elementare Tätigkeiten aufzuteilen, damit sich die Arbeiter spezialisieren und somit produktiver sein können.
- Abteilungsbildung: Es besteht darin, verschiedene Abteilungen in derselben Organisation einzurichten, sodass jede von ihnen für eine bestimmte Aktivität oder ein bestimmtes Ziel verantwortlich ist. Also zum Beispiel: Marketingabteilung oder PR-Abteilung. Wenn die Organisation wächst, werden die Abteilungen komplexer und es werden in der Regel Südabteilungen oder Unterabteilungen geschaffen.
- Steuerung: Besteht aus der Schaffung von Mechanismen zur Kontrolle und Messung der Entwicklung der Aktivitäten der Organisation.
Beziehung zwischen informeller und formaler Organisation
Die informelle Organisation kann die formale Organisation durch eine gute Beziehung und Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern der Organisation ergänzen oder stärken. Die informelle Organisation kann jedoch auch die formelle schwächen. Dies tritt auf, wenn Neid, Antagonismus oder wenn die informelle Rolle stärker ist als die formelle.
Ein Beispiel, in dem das Formale nicht mit dem Informellen übereinstimmt, ist, wenn es nach der etablierten organischen Struktur einen Abteilungsleiter gibt, aber in der Praxis jeder den Ideen und Anweisungen einer anderen Person folgt, die, obwohl sie keine Position des Chef, hat eine sehr starke Persönlichkeit und Führung.
Beispiel für eine formale Organisation
In der folgenden Abbildung sehen wir das Organigramm, das als Teil der formalen Organisation eines Unternehmens entworfen wurde:
