Die RACI-Matrix wird verwendet, um den Verantwortungsgrad zuzuweisen und zu definieren, der jedem der an der Durchführung eines Projekts beteiligten Personen entspricht.
Sie wird auch als Verantwortungsverteilungsmatrix bezeichnet. Sein Zweck besteht darin, die verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten festzulegen, die jede Person, die sich bei der Durchführung eines Projekts bildet, übernehmen muss.
Es wird daher empfohlen, sie zu Beginn eines Projekts vorzubereiten. Damit von Anfang an klar und festgelegt ist, welche Rolle und Verantwortung jede Person, die an einem Projekt teilnimmt, übernimmt. Dies stellt auch sicher, dass eine stärkere Zusammenarbeit aller Beteiligten erreicht wird.
Was bedeutet jeder Buchstabe, aus dem der Name der RACI-Matrix besteht?
Der Name der RACI-Matrix besteht aus vier Buchstaben und jeder Buchstabe hat eine Bedeutung. Die Bedeutung jedes Buchstabens ist wie folgt:
Buchstabe R
Zweifellos ist das R der Buchstabe, der angibt, wer die Verantwortung übernimmt. Dieses Schreiben definiert die Rolle der Person, die für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe verantwortlich ist. Daher übernehmen Sie die Verantwortung dafür, dass erledigte Hausaufgaben fristgerecht und in der festgelegten Weise abgegeben werden.
Buchstabe a
Ebenso bestimmt der Buchstabe A, wer zustimmt. Die Rolle der Person, die als Genehmiger fungiert, besteht darin, die von der verantwortlichen Person eingereichte Aufgabe anzunehmen und zu genehmigen. Mit anderen Worten, der Genehmiger bescheinigt, dass die Arbeiten gemäß den erforderlichen Anforderungen ausgeführt wurden.
Buchstabe C
Der Buchstabe C gibt seinerseits an, wer konsultiert wird. Sie sind in der Regel Experten oder sachkundig über ein Thema und eine Aufgabe, die um ihre Meinung und Vorschläge zu einem Aspekt der Projektaufgaben gebeten werden. Der Externe hat seine Meinung zu einigen Aspekten eingeholt, die bei der Realisierung des Projekts berücksichtigt werden müssen, da er ein Experte auf diesem Thema ist.
Buchstabe I
Schließlich bestimmt der Brief I, wer sich meldet. Die Rolle dieser Personen umfasst jeden Einzelnen, der über den Entwicklungsprozess und die Entwicklung der Aufgaben, die Teil des Projekts sind, informiert werden muss. Sie müssen auch informiert werden, wenn Aufgaben erledigt sind.
Vorteile der Erstellung einer RACI-Matrix
Die Hauptvorteile, die bei der Herstellung einer RACI-Matrix erzielt werden sollen, sind:
- Die Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Projektbeteiligten sind klar definiert.
- Es kann festgelegt werden, welche Person die Rechenschaftspflicht über die auszuführenden Aufgaben oder Arbeiten übernimmt.
- Es ermöglicht einen Ausgleich der Arbeitsbelastung zwischen den Personen, Teams oder Abteilungen, die an der Entwicklung des Projekts beteiligt sind.
- Es macht es einfach, die Entwicklung und Durchführung der Aufgaben und Arbeiten, die für den erfolgreichen Abschluss der Projektentwicklung erforderlich sind, kontrolliert zu verfolgen.
So erstellen Sie eine RACI-Matrix
Um eine RACI-Matrix zu entwickeln, müssen die folgenden Schritte befolgt werden:
Schritt 1
Zunächst werden die innerhalb eines Projekts auszuführenden Aufgaben bestimmt und als Zeilen in die Matrix eingefügt.
Schritt 2
Zweitens werden die an der Entwicklung des Projekts beteiligten Personen identifiziert und in Form von Spalten innerhalb der Matrixformation platziert.
Schritt 3
Drittens werden die Buchstaben des Wortes, aus denen der Name der RACI-Matrix besteht, platziert. Durch die Zuweisung jedes Buchstabens in jeder Aufgabe kann definiert werden, wer von den beteiligten Personen verantwortlich ist, wer genehmigt, wer bei der Durchführung jeder Projektaufgabe konsultiert und informiert werden muss.
Schritt 4
Schließlich wird es möglich sein, festzustellen, ob die gesamte Arbeit gut verteilt ist, ob Leerstellen vorhanden sind und ob Duplikate vorhanden sind. Dies, um zu überprüfen, ob alles wohlgeformt ist und spätere Probleme zu vermeiden.
Vor- und Nachteile der Anwendung einer RACI-Matrix
Die Vorteile, die bei der Durchführung eines Projekts durch die Anwendung der RACI-Matrix erreicht werden können, sind folgende:
1. Es gibt einen agilen und einfachen Kommunikationsprozess
Die Kommunikation gestaltet sich in der Regel einfacher und schneller, da Sie mit der RACI-Matrix die Rolle und Funktion, die jede Person spielen sollte, klar visualisieren können. Dadurch werden Kommunikationsprobleme zwischen den am Projekt beteiligten Personen nicht beseitigt, aber minimiert.
2. Verbessern Sie die Produktivität
Offensichtlich trägt dies durch die Minimierung von Kommunikationsproblemen zu einer besseren Zeitnutzung bei und in der Folge wird eine Produktivitätssteigerung erreicht. Die Fertigstellungszeit für jede Aufgabe wird verkürzt und dies rationalisiert den gesamten Ausführungsprozess.
3. Richtige Arbeitsverteilung
Darüber hinaus können Sie mit der RACI-Matrix die Verantwortlichkeiten und Funktionen visualisieren, um zu erkennen, ob die Arbeitsbelastung verhältnismäßig verteilt ist. Kann festgestellt werden, dass eine verantwortliche Person überlastet ist, werden die notwendigen Anpassungen vor der Durchführung des Projekts vorgenommen. Eine ausgewogenere Verteilung von Lasten und Verantwortlichkeiten erreichen.
4. Erwartungen werden erfüllt
Bei der Anwendung dieses Instruments sind die am Ende eines Projekts erzielten Ergebnisse den zu Beginn des Projekts erwarteten Ergebnissen sehr ähnlich. Dies geschieht, weil Sie alle Aufgaben, die entwickelt werden müssen, besser kontrollieren können. Darüber hinaus weiß jede Person genau, wofür sie im gesamten Projektabwicklungsprozess verantwortlich ist.
Obwohl die Vorteile groß und zahlreich sind, kann die RACI-Matrix auch Nachteile haben.
- Die Anwendung kann zunächst zu komplex sein, was sich negativ auf das Verständnis auswirkt.
- Trotz der Tatsache, dass die RACI-Matrix ein großartiges Werkzeug ist, reicht es nicht aus, sie nur zu erstellen, sondern Sie müssen sie auch einhalten.
- Dementsprechend kann es für diejenigen, die mit der Matrix nicht vertraut sind, teuer sein, sie zum ersten Mal zu erstellen.
- Es besteht die Möglichkeit, dass es Projekte gibt, für die keine Planung dieser Art erforderlich ist, sodass die Erstellung der Matrix das Projekt eher verlangsamt als es antreibt.
Zusammenfassend ist die RACI-Matrix ein sehr nützliches Werkzeug, das in jeder Art von Projekt angewendet werden kann. Denn es bestimmt die Rollen und Funktionen aller Menschen, die an seiner Verwirklichung beteiligt sind. Dies begünstigt eine bessere Kontrolle und das Erreichen besserer Ergebnisse am Ende des Projekts.
